Úvod

Pri ukladaní dokumentov sa automaticky mapujú údaje dodávateľa a odberateľa na kontakty v systéme Archiles.  Existujúci kontakt sa v detaile dokumentu priradí výberom konkrétneho kontaktu z adresára cez ikonku knižky:

Ak kontakt nebol vybraný cez ikonku knižky alebo bol vybraný iný kontakt ako z adresára (napr. kontakt dotiahnutý z registrov), pri ukladaní dokumentu sa automaticky vyhľadá a priradí kontakt z adresára podľa vyplnených identifikátorov – IČO, DIČ a IČ DPH. V prípade, že sa zhodný kontakt v adresári nepodarí nájsť, uloží sa ako nový záznam. V prípade, že niektorý z identifikátorov je vyplnený chybne, úplne chýba alebo sa zmenil, môže sa stať, že sa partnera z dokumentu nepodarí jednoznačne napárovať na kontakt v adresári, hoci tam podobný už existuje a vznikne duplicita.

Priradenie kontaktu z adresára ku dokumentu je dôležité napr. pri vyhľadávaní dokumentov podľa partnera na obrazovke Dokumenty.

Vyhľadanie duplicitných kontaktov

Potenciálne duplicitné kontakty je možné vyhľadať z obrazovky Kontakty kliknutím na ikonku s dvoma šípkami:

Archiles nájde všetky dvojice kontaktov, ktoré sa presne zhodujú aspoň v jednom zo 4 identifikátorov: IČO, DIČ, IČ DPH a názov kontaktu. Výsledok zobrazí v tabuľke, akú vidíte na obrázku nižšie. Kontakty, ktoré majú nejaký spoločný identifikátor sa zobrazia pokope, napr. keď kontakt A a kontakt B majú spoločné IČO a kontakt A a kontakt C zase spoločné IČ DPH (príklad na obr. nižšie).

Alternatívne môžete duplicity vyhľadať sami ručne priamo na obrazovke kontaktov pomocou filtrov, ak poznáte spoločnú časť názvu alebo identifikátor duplicitných kontaktov, alebo napr. zoradením kontaktov podľa názvu a manuálnym listovaním a kontrolou zhody alebo podobnosti.

Odstránenie duplicitných kontaktov

Keď ste identifikovali, či už na obrazovke Kontakty alebo Duplicitné kontakty, ktoré zo zobrazených kontaktov sú skutočne duplicity a chcete ich odstrániť, označte vybrané kontakty zaškrtnutím checkboxov v ľavom stĺpci tabuľky a kliknite na tlačidlo Zlúčiť (pozrite obr. vyššie). Otvorí sa modálne okno ako na obr. nižšie, v ktorom vyberiete, ktorý z kontaktov sa má zachovať, a potvrdíte tlačidlom Zlúčiť. Po potvrdení sa zvyšné kontakty presunú do koša a dokumenty, ktoré ich referencujú, sa presmerujú na vybraný zachovaný kontakt. Údaje kontaktu uložené na dokumente zostanú aj po tomto úkone zachované bez akejkoľvek zmeny.

Duplicitné kontakty je možné vymazať aj kliknutím na tlačidlo Do koša, avšak táto operácia sa Vám podarí realizovať, len keď kontakt nie je priradený do žiadneho dokumentu. V prípade, že kontakt je použitý v aspoň jednom dokumente, je nevyhnutné použiť funkciu zlúčenia kontaktov.