V tomto článku sa dozviete o možnosti schvaľovania dokumentov v systéme Archiles.

Úvod

Schvaľovací proces (workflow) umožňuje automatizovať proces schvaľovania firemných dokumentov (napr. faktúr) na základe rôznych atribútov. Schvaľovací proces stačí raz nakonfigurovať a automaticky sa bude aplikovať na všetky dokumenty, ktoré budú spĺňať jeho atribúty. Dokument prejde do procesu schvaľovania po jeho verifikácii (potvrdenie vyťažených údajov z dokumentu jeho uložením). Pokiaľ je dokument v stave schvaľovania, tak dokument nie je možné exportovať do účtovníctva alebo ho označiť ako zaplatený (v závislosti od nastavenia schvaľovacieho procesu).  Schvaľovatelia sú notifikovaní emailom o dokumentoch, ktoré čakajú na ich schválenie. Ak je dokument schválený, tak následne je možné dokument exportovať alebo označiť ako zaplatený. Je možné nastaviť viacero schvaľovacích procesov pre rôzne atribúty dokumentov. Schvaľovací proces podporuje viac úrovňové schvaľovanie.

Povolenie schvaľovania pre konto

Pre každé konto je potrebné najskôr povoliť schvaľovanie v nastaveniach konta (Pod kapotou). Týmto sa aktivuje možnosť nastaviť schvaľovací proces pre dané konto.

Allow approval

Povolenie schvaľovania

 

Vytvorenie schvaľovacieho procesu

Po povolení schvaľovania je možné vytvoriť nový schvaľovací proces pomocou sprievodcu v nastaveniach konta v záložke Schvaľovanie.

New approval workflow

Pridanie schvaľovacieho procesu

Krok 1 – všeobecné nastavenia

V prvom kroku je možné nastaviť či bude schvaľovací proces aktívny. Iba aktívne schvaľovacie procesy sa aplikujú na dokumenty.

Ďalej je možné nastaviť či funkcie export do účtovníctva a platby budú povolené iba v prípade schválenia dokumentu. V prípade ak sú tieto checkboxy zaškrtnuté a stále prebieha schvaľovanie dokumentu alebo bol dokument zamietnutý, tak dokument nebude možné exportovať alebo označiť ako zaplatený.

General settings

Všeobecné nastavenia

Krok 2 – výber kategórií

V druhom kroku je možné vybrať kategórie dokumentu pre ktoré sa bude aplikovať schvaľovací proces. Napr. schvaľovanie sa bude aplikovať iba na prijaté faktúry alebo iba na bločky.  V prípade, že nebude vybraná žiadna kategória, tak schvaľovanie sa bude aplikovať na každý dokument bez ohľadu na jeho kategóriu.

Select categories

Výber kategórií

Krok 3 – výber partnerov

V treťom kroku je možné vybrať partnerov pre ktorých sa bude aplikovať schvaľovací proces. Je možné pridať viacerých partnerov zadaním ich názvu(min. dve písmená) do vyhľadávacieho boxu. Partneri sa vyhľadávajú v kontaktoch daného konta, ktoré sa vytvárajú automaticky pri vyťažovaní dokumentov a ich uložení. V prípade, že nemáte partnera vo svojich kontaktoch, je možné vytvoriť nového partnera cez link pridať partnera.

V prípade, že v tomto kroku nevyberiete žiadneho partnera, tak schvaľovací proces sa bude aplikovať pre všetkých partnerov.

Partner reprezentuje:

  • dodávateľa v prípade prijatej(zálohovej) faktúry,
  • odberateľa v prípade vystavenej(zálohovej) faktúry
  • predajcu v prípade bločku

 

Select partners

Výber partnerov

Add new partner

Pridanie partnera

Krok 4 – špecifikácia sumy

Vo štvrtom kroku si môžete zadefinovať rozmedzie sumy pre ktoré sa bude aplikovať schvaľovací proces. Mena sumy je definovaná nastavením meny v nastaveniach daného konta. V prípade, že dokument bude v inej mene, tak sa bude aplikovať suma prerátaná do meny daného konta.

  • ak nevyberiete žiadnu sumu, tak schvaľovací proces sa bude aplikovať bez ohľadu na sumu na dokumente.
  • ak vyberiete iba Suma od, tak schvaľovací proces sa bude aplikovať iba na dokumenty, ktoré budú mať sumu väčšiu alebo rovnú ako Suma od.
  • ak vyberiete iba Suma do, tak schvaľovací proces sa bude aplikovať iba na dokumenty, ktoré budú mať sumu menšiu alebo rovnú ako Suma do.
Select amount

Výber sumy

Krok 5 – výber schvaľovateľov

V piatom kroku sa definujú schvaľovatelia, ktorí schvaľujú schvaľovací proces. Je potrebné zadať minimálne jedného schvaľovateľa. Schvaľovatelia sú používatelia daného konta a musia mať oprávnenie na schvaľovanie. Ak nemajú oprávnenie na schvaľovanie, nebude možné ich pridať ako schvaľovateľov. Oprávnenie na schvaľovanie je možné pridať používateľom kliknutím na link nastaviť oprávnenie na schvaľovanie (Pod kapotou  / Oprávnenia).

Je možné zadefinovať minimálny počet schvaľovateľov nevyhnutných na schválenie dokumentu.

Tiež je možné zadefinovať viac úrovní schvaľovania a na každej úrovni vybrať rôznych používateľov, ktorí budú schvaľovať v danej úrovni. Daná úroveň schvaľovania sa aktivuje až po schválení dokumentu na predchádzajúcej úrovni. Ak bol dokument zamietnutý na predchádzajúcej úrovni, tak daná úroveň sa neaktivuje a celý dokument je zamietnutý.

Schvaľovateľ je notifikovaný formou mailu každé ráno až kým neschváli dokumenty, ktoré čakajú na jeho schválenie.

Select approvers

Výber schvaľovateľov

Add approval permission

Oprávnenie na schvaľovanie

Krok 6 – nastavenie notifikácií

V poslednom kroku je možné nastaviť používateľov, ktorí majú byť notifikovaní mailom v prípade celkového schválenia alebo v prípade zamietnutia dokumentu.

Set approval notifications

Notifikácie schvaľovania

Zoznam schvaľovacích procesov

Po vytvorení schvaľovacieho procesu sa tento zaradí do zoznamu, kde je možné vidieť jeho atribúty. V prípade atribútov s možnosťou viacnásobného zadania sa tieto atribúty zobrazia pri podržaní myšou nad daným atribútom (viď. obr.)

List of approval workflows

Zoznam schvaľovacích procesov

 

Priorita schvaľovacieho procesu

Každý schvaľovací proces má svoju prioritu, ktorá určuje jeho prednosť pri spustení v prípade, že dokument spĺňa kritériá viacerých schvaľovacích procesov. Jeden dokument je spustený vždy iba v jednom schvaľovacom procese. Menšie číslo priority v zozname znamená vyššiu prioritu pri spustení.

Prioritu je možné zmeniť pomocou drag&drop tak, že schvaľovací proces sa myšou označí v prvom stĺpci a presunie na požadované miesto.

Approval priority

Priorita schvaľovacieho procesu

 

Zmena schvaľovacieho procesu

V prípade potreby editácie schvaľovacieho procesu a jeho úpravy  je možné využiť menu, ktoré je prístupné cez tri bodky:

Approval actions

Možnosti schvaľovacieho procesu

Nad schvaľ. procesom je možné realizovať nasledovné akcie:

  • detail – zobrazí sa wizard s možnosťou editácie workflovu
  • aktivovať – v prípade, že workflow nie je aktívny, tak sa aktivuje
  • deaktivovať – v prípade, že workflow je aktívny, tak sa deaktivuje a nebude sa aplikovať na dokumenty
  • duplikovať – vytvorí sa kópia označeného workflovu, ktorú je možné následne modifikovať
  • do koša – vymazanie workflov, ktorý po vymazaní nebude dostupný

Zobrazenie dokumentov čakajúcich na schválenie

Schvaľovatelia, ktorí majú dokumenty čakajúce na ich schválenie si ich môžu zobraziť v záložke Na schválenie.

Documents for approval

Dokumenty na schválenie

Každý dokument čakajúci na schválenie má v stĺpci Akcia tlačidlo pomocou ktorého sa zobrazí dialógové okno na schválenie alebo zamietnutie dokumentu. Alternatívne je možné vyvolať okno na schválenie priamo z detailu dokumentu:

For approval

Na schválenie

 

Schválenie alebo zamietnutie dokumentu

Po kliknutí na tlačidlo na schválenie dokumentu (zo zoznamu dokumentov alebo z detailu dokumentu) sa zobrazí dialógové okno na schválenie alebo zamietnutie dokumentu. Schvaľovateľ môže uviesť poznámku a schváliť alebo zamietnuť dokument.

Keď schvaľovateľ schváli dokument, tak pokiaľ nie sú zadefinované daľšie úrovne schvaľovania a dokument bol schválený minimálnym počtom schvaľovateľov, tak sa aktivujú tlačidlá na export do účtovníctva a platby.

Ak bol dokument zamietnutý, tak tlačidlá na export a platby (v závislosti od nastavenia schvaľ. procesu) nebudú aktívne nad daným dokumentom.

Approve or reject document

Schvaľovanie dokumentu

 

Zobrazenie detailov schvaľovania dokumentu

Všetky detaily ohľadom schvaľovania dokumentu je možné vidieť v záložke Schvaľovanie. Je tu uvedený celkový stav schvaľovania ako aj stav na jednotlivých úrovniach spolu s poznámkami od schvaľovateľov.

Approval details

Detaily schvaľovania