Automatické priradenie účtovných predpisov (predkontácií) v systéme Archiles výrazne uľahčuje opakované priradenie kódov Má dať – Dal na faktúry od rovnakých dodávateľov a pre rovnakých odberateľov. Aktuálne podporujeme priradenie a export predkontácií pre účtovné programy Pohoda a Omega.

Manuálne pridelenie predpisov

Pre prvé exporty, skôr než sa systém naučí prideľovať predkontácie automaticky, je potrebné prideliť účtovné predpisy ručne. Toto sa vykoná tesne pred exportom do Pohody alebo Omegy na druhej obrazovke exportného okna:

1. Tlačidlom Do účtovníctva iniciujem hromadný export viacerých dokumentov alebo export individuálnej faktúry alebo bločku.

2. Na prvej exportnej obrazovke vyberiem účtovný program Pohoda alebo Omega a vyplním všetky potrebné údaje (viac info v manuáli pre export) a kliknem na Ďalej.

3. Na finálnej exportnej obrazovke skontrolujem a upravím účtovné predpisy pre každý dokument, prípadne aj pre DPH, a dokončím export tlačidlom Exportovať. Vyplnenie účtovných predpisov nie je povinné.

4. Stiahnem si vygenerovaný exportný súbor a naimportujem ho do účtovného programu (viac info v manuáli pre export). Pridelené predkontácie si viem zároveň pozrieť v detaile dokumentu medzi Rekapituláciou DPH a Celkovou sumou.

Automatické pridelenie predpisov – konfigurácia

Hlavná výhoda práce s predkontáciami v aplikácii Archiles spočíva v ich automatickom pridelení na základe predošlých hodnôt. Pre tento účel systém eviduje účtovné predpisy pre každý kontakt (partnera), kategóriu a samotné Konto (predpis pre DPH). Tieto sa nastavia automaticky po každom exporte. Zároveň je možné ich ručne kedykoľvek zmeniť:

1. Zobrazenie a editácia účtovných predpisov v detaile kontaktu

2. Zobrazenie a priradenie predkontácií pre kategóriu

3. Účtovné predpisy pre DPH v profile konta

Automatické pridelenie predpisov – mechanizmus

Každá účtovná predkontácia (t.j. dvojica syntetický a analytický účet) na doklade sa mapuje na účtovnú predkontáciu v kategórii, do ktorej je doklad zaradený, v kontakte pre dodávateľa, odberateľa alebo v profile účtu (prehľad mapovania nižšie). Po otvorení exportného okna sa na základe tohto mapovania hodnoty predvyplnia a po exporte sa nové hodnoty nastavia do príslušnej kategórie, kontaktu alebo profilu účtu. K aktualizácii kategórie, kontaktu a profile účtu dojde len v prípade, že predtým nemali vyplnený žiadny účtovný predpis alebo mali vyplnený len syntetický účet, ku ktorému je teraz možné doplniť analytický účet. K aktualizácii nedôjde v prípade konfliktných (nejednoznačných) hodnôt, napr. ak boli pri exporte vyplnené dva rôzne účtovné predpisy, ktoré sa mapujú na rovnakú kategóriu.

Tabuľky mapovania účtov z dokladu na účty v nastaveniach:

Prijaté faktúry a bločky:

Účtovná predkontácia na doklade                           Mapovaná hodnota v nastaveniach

Nákladová predkontácia (MD)                                  Nákladová predkontácia (MD) dodávateľa

Výnosová predkontácia (D)                                        Predkontácia z kategórie

Nákladová predkontácia (MD) pre DPH                 Predkontácia z profilu účtu

Výnosová predkontácia (D) pre DPH                       Predkontácia z kategórie

Vystavené faktúry:

Účtovná predkontácia na doklade                           Mapovaná hodnota v nastaveniach

Nákladová predkontácia (MD)                                  Predkontácia z kategórie

Výnosová predkontácia (D)                                        Výnosová predkontácia (D) odberateľa

Nákladová predkontácia (MD) pre DPH                 Predkontácia z kategórie

Výnosová predkontácia (D) pre DPH                       Predkontácia z profilu účtu